Registro Nacional de Bases de Datos: ¿El verdadero dolor de cabeza para las empresas en Colombia?
El Registro Nacional de Bases de Datos, es una obligación establecida en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, que tiene como objeto establecer un directorio público de las bases de datos que se tratan en Colombia.
Esta obligación fue reglamentada por el Decreto 886 de 2014, que, en principio, la estableció a cargo de todos los Responsables, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que trataran datos personales.
Esta situación, generó un gran interés en el sector empresarial, pues se estableció por el Gobierno Nacional una fecha límite para el cumplimiento de esta obligación, a partir de la cual, las empresas que no la cumplieran, serían investigadas y seguramente sancionadas.
El interés y la urgencia del sector empresarial por cumplir con esta obligación, condujo a que se presentara una alta participación mediática. Esta obligación llevó, incluso, a ser objeto de debate en los medios de comunicación más importantes del País y a generar este tipo de titulares: “98% de las empresas a punto de ser multadas por no registrar base de datos” “¿Quiénes deben registrar sus bases de datos, como lo ordenó la Superindustria? “Superintendencia de Industria y Comercio amplió plazo para el registro de bases de datos”.
El afán por cumplir, a como diera lugar con el registro de las bases de datos en los plazos establecidos, condujo a la proliferación de personas que, irresponsablemente, ofrecían a las empresas el servicio del registro de bases de datos, con el fin de cumplir formalmente con esta obligación, aunque para eso se desconocieran o pasaran por alto todos los lineamientos y requisitos legales que las empresas debían cumplir de manera previa. Así, hoy muchas empresas tienen registradas sus bases de datos ante el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio, sin tener un verdadero programa de tratamiento de datos personales y sin cumplir la mayoría de obligaciones que la Ley establece en la materia, dejándolas altamente expuestas a una sanción, como de hecho le ha pasado ya a algunas empresas.
La amenaza de resultar sancionado por incumplir una obligación que los empresarios no terminaban de entender ¿cómo? y ¿para qué? se debía cumplir, generó un serio malestar en el sector empresarial, lo que aunado a la imposibilidad de cumplir con esta obligación por parte del grueso de las empresas Colombianas, condujo a que el Gobierno Nacional, después de varios aplazamientos, terminara reduciendo considerablemente el universo de obligados.
Ante esta coyuntura, en enero del año 2018, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, expidió el Decreto 090, a través del cual estableció que los únicos obligados al registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, serían las entidades públicas y aquellas personas jurídicas o ESAL que tuvieran activos superiores a las 100.000 UVT, lo que para ese año representaba unos activos que ascendían a $ 3.315.600.000.
En pocas palabras, a partir del año 2018 las únicas empresas obligadas al registro de bases de datos, son las personas jurídicas catalogadas por la Ley como medianas y grandes empresas, excluyendo al grueso de la población empresarial, que se ubica en las categorías de micro y pequeñas empresas.
Así, esta obligación pasó de estar a cargo de todas las empresas del país a estar a cargo de menos del 5% del sector empresarial. Esto condujo a que ese 95% de las empresas que a partir del 2018 no están obligadas a este registro, incurrieran en el grave error de no cumplir las demás obligaciones que establece el Régimen de Protección de Datos Personales.
El registro de bases de datos ante el RNBD, es una obligación que hoy la mayoría de empresas colombianas no tienen que cumplir. No obstante, esta es solo una de las muchas obligaciones que el ordenamiento jurídico establece en cabeza de Responsables y Encargados en materia de Habeas Data. El hecho de no estar obligados al registro, no exime del cumplimiento de las demás obligaciones establecidas en la materia.
El incumplimiento de las obligaciones en Protección de Datos Personales ha sido fuertemente castigado, con sanciones millonarias, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
En conclusión, el gran reto que hoy tienen las empresas no es el registro de sus bases de datos, sino las acciones y medidas empresariales que deben adoptar de carácter urgente, con el fin de cumplir todas las demás obligaciones en materia de protección de datos personales.
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